Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συμπεριλάβετε μια σταθερή αναφορά εγγράφου, τη θέση του, μια σύντομη περιγραφή και κατάσταση αναθεώρησης. Επιλέξτε πεδία που βοηθούν στην ανάκτηση και όχι την αντιγραφή ευαίσθητων περιεχομένων σε ένα ευρύ κοινό λογιστικό φύλλο.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Η σειρά ευρετηρίου DOC-018 δείχνει την πλήρη παραλαβή του προμηθευτή και λέει «απαιτείται διευκρίνιση ημερομηνίας».Ο κριτής μπορεί να βρει τόσο την πηγή όσο και την ανοιχτή ερώτηση χωρίς να διατηρήσει μια δεύτερη έκδοση της απόδειξης.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Ελέγξτε τους συνδέσμους περιοδικά και αναθέστε την ευθύνη για ενημερώσεις. Ένα μετακινημένο αρχείο δεν πρέπει να αφήνει ένα ευρετήριο που φαίνεται πλήρες, αλλά δεν ανοίγει τίποτα. Διατήρηση της κατάλληλης πρόσβασης στο υποκείμενο έγγραφο.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Μια αναγνώσιμη πηγή και μια καθαρή ετικέτα εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Διατηρήστε το αρχικό έγγραφο ανέπαφο, ενώ προσθέτοντας αναζητήσιμο πλαίσιο γύρω από αυτό. Αποφύγετε τη θεραπεία ονομάτων αρχείων, OCR εξόδου ή μια κομμένη εικόνα ως πιο έγκυρη από την πραγματική πηγή.