Διατήρηση των αρχικών αποδεικτικών στοιχείων
Διατηρήστε την απόδειξη παραλαβής ή προμηθευτή και σημειώστε πώς σας έφτασε. Ένα κομμένο στιγμιότυπο οθόνης μπορεί να παραλείψει την ημερομηνία, τον προμηθευτή ή το νόμισμα. Εάν λείπει κάτι σημαντικό, ζητήστε το πλήρες έγγραφο αντί να συμπληρώσετε το κενό από τη μνήμη. Κρατήστε ένα σημείωμα εργασίας χωριστά από την αρχική εγγραφή.
Εξηγήστε το επιχειρηματικό πλαίσιο
Καταγράψτε τι αγοράστηκε, ποιος το χρησιμοποίησε και γιατί χρειαζόταν. Μια σύντομη περιγραφή των πραγματικών περιστατικών είναι πιο χρήσιμη από μια ευρεία κατηγορία και μόνο. Μια αγορά εξοπλισμού για ένα μέλος της ομάδας έχει διαφορετικό πλαίσιο από τις προμήθειες που αγοράζονται για ένα έργο πελάτη, ακόμη και όταν και τα δύο προέρχονται από το ίδιο κατάστημα.
Επανεξέταση του ποσού μία φορά
Συγκρίνετε το σύνολο και το νόμισμα με τα στοιχεία πληρωμής. Ψάξτε για αντίγραφα που δημιουργούνται από ένα προωθημένο email, μια δεύτερη σάρωση ή μια ξεχωριστή ειδοποίηση πληρωμής. Ένα τιμολόγιο προμηθευτή και μια απόδειξη μπορούν να περιγράψουν την ίδια αγορά· δεν υποθέτουν ότι δύο έγγραφα σημαίνουν δύο έξοδα.
Αφήστε την κρίση ορατή.
Εάν ο επιχειρηματικός σκοπός, η κατηγορία ή η φορολογική μεταχείριση είναι αβέβαιη, αφήστε ένα ερώτημα επανεξέτασης για το υπεύθυνο πρόσωπο. Ο ατζέντης σου μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση μιας εξήγησης, αλλά μια εξήγηση δεν είναι απόδειξη. Κρατήστε την πηγή και την ανεπίλυτη ερώτηση μαζί μέχρι κάποιος να πάρει την απόφαση.