Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συλλέξτε την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό, το νόμισμα και οποιαδήποτε στοιχεία αποστολέα. Συγκρίνετε τα υποψήφια τιμολόγια χωρίς να αλλάξετε την κατάστασή τους. Διατήρηση της αρχικής περιγραφής πληρωμής διαθέσιμη, επειδή μια συντομευμένη περίληψη μπορεί να παραλείψει χρήσιμες πληροφορίες.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Μια απόδειξη των 500 δολαρίων ΗΠΑ θα μπορούσε να αφορά ένα τιμολόγιο των 500 δολαρίων ΗΠΑ ή μέρος ενός τιμολογίου των 900 δολαρίων ΗΠΑ. Το ποσό από μόνο του δεν μπορεί να επιλέξει μεταξύ τους. Μια επιβεβαίωση ή αναφορά εμβασμάτων πελάτη μπορεί να επιλύσει την ασάφεια.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Διατηρήστε το αντικείμενο εμφανώς απαράμιλλο μέχρι τα αποδεικτικά στοιχεία να υποστηρίξουν ένα σύνδεσμο. Καταγράψτε την ερώτηση που εστάλη στον υπεύθυνο συμπαίκτη και την απάντηση που έλαβε. Αποφύγετε την αντιγραφή της απόδειξης σε όλους τους υποψηφίους απλά για να την αφαιρέσετε από μια λίστα ανοιχτών αντικειμένων.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.