Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συγκεντρώστε τα αποδεικτικά στοιχεία πληρωμής και τα στοιχεία εμβάσματος του πελάτη. Αναφέρατε τα στοιχεία αναφοράς του τιμολογίου χωριστά και ελέγξτε αν τα δηλωθέντα ποσά τα καλύπτουν πλήρως ή μόνο εν μέρει.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Ένα παράδειγμα πληρωμής 750 USD καλύπτει το EX-201 για 300 USD και το EX-202 για 450 USD. Το ποσό των δύο κατανομών στο εισπραχθέν ποσό· κανένα τιμολόγιο δεν πρέπει να περιέχει χωριστή πρόσθετη απόδειξη των 750 δολαρίων ΗΠΑ.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Διατηρείτε το σημείωμα κατανομής με την αναφορά πληρωμής. Εάν η ανάλυση του πελάτη δεν καταλήξει, αφήστε τη διαφορά ως ανοιχτή ερώτηση αντί να τη διαδώσετε αυθαίρετα σε όλα τα έγγραφα.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.