Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συγκρίνετε την αναφορά και το περιεχόμενο του εγγράφου και στα δύο μηνύματα. Ένα επαναλαμβανόμενο συνημμένο μπορεί να είναι μια υπενθύμιση, μια επανέναρξη παράδοσης ή μια λανθασμένη επανααποστολή· οι καταστάσεις αυτές απαιτούν συμφραζόμενα και όχι άλλη λογιστική εγγραφή.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Δύο μηνύματα και τα δύο περιέχουν EX-310 για 240 δολάρια ΗΠΑ με πανομοιότυπο περιεχόμενο. Η επανεξέταση θα πρέπει να διατηρεί ένα αρχείο τιμολογίων και δύο εκδηλώσεις επικοινωνίας, όχι να μετατρέπει το εκ νέου αποστολή σε άλλο ποσό των 240 δολαρίων ΗΠΑ που οφείλεται.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Διευκρινίστε την επικοινωνία με τον πελάτη εάν χρειάζεται και κρατήστε μια σύντομη σημείωση εξηγώντας το αντίγραφο. Εάν τα συνημμένα διαφέρουν, επιθεωρήστε τις εκδόσεις πριν αποφασίσετε ότι το δεύτερο μήνυμα είναι απλώς μια επανάληψη.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.