Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Προσδιορίστε το έγγραφο, τη γραμμή και την ερώτηση στο μήνυμα του πελάτη. Διατηρήστε τη διατύπωση τους και διαχωρίστε το υπό συζήτηση ποσό από οποιοδήποτε μέρος του τιμολογίου που δεν έχουν αμφισβητήσει.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Ένας πελάτης αμφισβητεί δύο ώρες σε μια οκτάωρη γραμμή παράδειγμα. Η χρήσιμη ερώτηση αναθεώρησης αφορά αυτές τις δύο ώρες και το υποστηρικτικό ιστορικό εργασίας, όχι μια ανεξήγητη αλλαγή από οκτώ ώρες σε έξι στο έγγραφο.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Αναθέστε την ερώτηση στο άτομο που μπορεί να επαληθεύσει το έργο. Διατηρήστε την απάντηση και την έγκριση πριν προβείτε σε οποιαδήποτε διόρθωση. Ένα σημείωμα ερωτήματος θα πρέπει να διατηρήσει την αβεβαιότητα αντί να παρουσιάσει την πρόταση του πελάτη ως καθιερωμένο γεγονός.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.