Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συγκέντρωσε το τιμολόγιο και τα αποδεικτικά στοιχεία του ληφθέντος ποσού, συμπεριλαμβανομένου του νομίσματος και της αναφοράς του. Ελέγξτε ότι η πληρωμή ανήκει σε αυτό το τιμολόγιο πριν από τη σύνδεσή του με ένα ανοικτό υπόλοιπο.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Ένα παράδειγμα τιμολογίου 900 USD με επιβεβαιωμένη πληρωμή 350 USD αφήνει 550 USD για να εξηγήσει. Διατηρήστε το αρχικό ποσό των 900 δολαρίων ΗΠΑ ορατό έτσι ώστε το υπόλοιπο ποσό να μην είναι λανθασμένο για ένα αναθεωρημένο σύνολο τιμολογίου.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Καταγράψτε την αναφορά πληρωμής και την ημερομηνία που ελέγχθηκε. Εάν υπάρχει τέλος, πίστωση ή άλλη προσαρμογή, επανεξετάστε το χωριστά αντί να υποχρεώσετε τη διαφορά σε μια δεύτερη πληρωμή που δεν συνέβη.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.