Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Ανοίξτε την τελική εξαγωγή και συγκρίνετε τον παραλήπτη, την αναφορά, τις ημερομηνίες, το νόμισμα και τα σύνολα της με τη συμφωνία στήριξης. Ελέγξτε ότι καμία επεξεργασία της τελευταίας στιγμής δεν επανεισήγαγε μια παλιά διεύθυνση, περιγραφή ή ποσό.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Ένας κριτής ενέκρινε το σχέδιο 03, αλλά η εξαγωγή 02 εξακολουθεί να βρίσκεται στο φάκελο συνημμένων. Ταίριασμα της ετικέτας έκδοσης και ορατό σύνολο βοηθά να πιάσει το σφάλμα πριν από ένα διαφορετικά γυαλισμένο έγγραφο φτάσει στον πελάτη.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Κρατήστε την εγκεκριμένη έκδοση και το σημείωμα κυκλοφορίας μαζί. Ένα σαφές όνομα αρχείου βοηθά, αλλά το ίδιο το περιεχόμενο πρέπει να ταιριάζει. Καταγράψτε ρητά τις ανεπίλυτες ερωτήσεις και κρατήστε το έγγραφο στο προσχέδιο, όταν επηρεάζουν τι θα πρέπει να λάβει ο παραλήπτης.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Αντιμετωπίστε ένα σχέδιο τιμολογίου ως περιγραφή συμφωνηθέντος επιχειρηματικού γεγονότος. Διατηρήστε τη συμφωνία πηγής κοντά και διακρίνετε την προετοιμασία εγγράφων από την έγκριση, αποστολή και λήψη πληρωμής. Αυτά είναι ξεχωριστά βήματα ακόμα και όταν συμβαίνουν κοντά μεταξύ τους.