Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Συγκρίνετε το όνομα του πελάτη με την αποδεκτή συμφωνία ή παραγγελία. Κρατήστε τον υπεύθυνο επικοινωνίας σε ξεχωριστό πεδίο ή σημείωμα έτσι ώστε μια φιλική υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μην αντικαταστήσει τον προβλεπόμενο παραλήπτη.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Στο παράδειγμα, η Μάγια είναι η επαφή και Παράδειγμα Studio είναι ο πελάτης. Οι δύο ετικέτες απαντούν σε διαφορετικές ερωτήσεις. Ελέγξτε την ορθογραφία ενάντια στην πηγή αντί να αντιγράψετε ένα συντομευμένο όνομα από ένα παλιό μήνυμα.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Κρατήστε την πηγή που χρησιμοποιήθηκε για την επιβεβαίωση του παραλήπτη και ρωτήστε για οποιαδήποτε σύγκρουση πριν από την απελευθέρωση. Εάν ένα υπάρχον τιμολόγιο χρειάζεται διόρθωση, διατηρήστε την αναφορά του και ακολουθήστε την καθιερωμένη διαδικασία διόρθωσης αντί να επεξεργαστείτε σιωπηλά το αρχείο.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Αντιμετωπίστε ένα σχέδιο τιμολογίου ως περιγραφή συμφωνηθέντος επιχειρηματικού γεγονότος. Διατηρήστε τη συμφωνία πηγής κοντά και διακρίνετε την προετοιμασία εγγράφων από την έγκριση, αποστολή και λήψη πληρωμής. Αυτά είναι ξεχωριστά βήματα ακόμα και όταν συμβαίνουν κοντά μεταξύ τους.