Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Επιστρέψτε στην αρχική ερώτηση και προσδιορίστε τα στοιχεία που την απαντούν. Μια απάντηση που δηλώνει “έγινε” μπορεί να αναφέρεται σε ένα μήνυμα που αποστέλλεται και όχι στο έγγραφο ή το θέμα πληρωμής που επιλύεται.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Ένα αντικείμενο περίμενε για μια χαμένη εντολή αγοράς. Ο πελάτης παρείχε PO-00510 και ο κριτής το έλεγξε κατά του έργου. Αυτό το αποδεικτικό στοιχείο κλείνει την ερώτηση αναφοράς· δεν αναφέρει τίποτα για το αν έχει φτάσει η πληρωμή.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Γράψτε μια σύντομη ανάλυση με την ημερομηνία, την πηγή και κάθε υπολειπόμενη ανεξάρτητη ερώτηση. Διατήρηση των αλλαγών κατάστασης στενή: η επίλυση μιας λεπτομέρειας εγγράφου δεν πρέπει να σηματοδοτεί αυτόματα το μη συνδεδεμένο έργο πληρωμής ή έγκρισης πλήρης.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Ένα αρχείο τιμολογίων και μια συζήτηση πελατών παρέχουν διαφορετικά στοιχεία. Διατήρηση των αρχικών αναφορών εγγράφων σταθερή, ενώ προσθέτοντας χρονολογημένες σημειώσεις σχετικά με τις απαντήσεις και τις σχετικές πληρωμές. Οι οδηγοί αυτοί αφορούν σαφή διοίκηση, όχι τακτική συλλογής ή υποσχέσεις αυτοματοποιημένης διακίνησης χρημάτων.