Ξεκινήστε με τα αποδεικτικά στοιχεία.
Ελέγξτε εάν ο πελάτης παρείχε μια εντολή αγοράς ή μια αναφορά έργου και πού περιμένουν να εμφανιστεί. Διατηρήστε την αναφορά ακριβώς, συμπεριλαμβανομένων των προηγμένων μηδενικών, αντί να τη μετατρέψετε σε έναν συνηθισμένο αριθμό.
Επεξεργαστείτε το παράδειγμα
Η απόφαση που φέρει την επισήμανση PO-00428 θα πρέπει να παραμείνει PO-00428 επί του σχεδίου. Συνδυάζοντάς το με τον πελάτη, το πεδίο εφαρμογής και το νόμισμα είναι ένας ισχυρότερος έλεγχος από την εύρεση της ίδιας ακολουθίας ψηφίων σε ένα μη συνδεδεμένο email.
Κάντε το επόμενο βήμα σαφές
Καταγράψτε ποιος επιβεβαίωσε την αναφορά και κρατήστε την παραγγελία με το υλικό της πηγής. Εάν ο πελάτης το αλλάξει, κρατήστε την εξήγηση. Μην δημιουργήσετε έναν αριθμό παραγγελίας μόνο για να συμπληρώσετε ένα κενό πλαίσιο σε ένα πρότυπο.
Διατήρηση του πηγαίου πλαισίου
Αντιμετωπίστε ένα σχέδιο τιμολογίου ως περιγραφή συμφωνηθέντος επιχειρηματικού γεγονότος. Διατηρήστε τη συμφωνία πηγής κοντά και διακρίνετε την προετοιμασία εγγράφων από την έγκριση, αποστολή και λήψη πληρωμής. Αυτά είναι ξεχωριστά βήματα ακόμα και όταν συμβαίνουν κοντά μεταξύ τους.